1. Identidad y domicilio del responsable
RWS Internet, S.A. de C.V., que opera comercialmente bajo la marca ALPHERIX (en adelante, “ALPHERIX”), con domicilio para oír y recibir notificaciones en Fuente de Cuarzo 408, colonia Fuentes de Guadalupe, C.P. 67205, Guadalupe, Nuevo León, México, es responsable del tratamiento de los datos personales que recaba directamente para sus propias finalidades comerciales, administrativas, contractuales y operativas.
Cuando ALPHERIX proporciona servicios de software ERP, alojamiento, procesamiento de información, integraciones, automatizaciones, control de asistencia u otros servicios tecnológicos por cuenta de sus clientes, también podrá actuar como encargado del tratamiento de datos personales, conforme a las instrucciones del cliente, los contratos aplicables y la legislación vigente.
El tratamiento se realizará de conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y demás disposiciones que resulten aplicables.
2. Datos personales que recabamos
ALPHERIX podrá recabar datos personales directamente de sus titulares cuando estos soliciten información sobre nuestros productos o servicios a través de anuncios publicitarios, formularios, llamadas telefónicas, WhatsApp, correo electrónico, sitios web, demostraciones, contratos u otros medios de contacto.
Según la relación con ALPHERIX y el servicio solicitado, podrán tratarse las siguientes categorías de datos:
- Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, empresa, puesto, teléfono, número de WhatsApp, correo electrónico y datos de contacto comercial.
- Datos fiscales, administrativos y comerciales: razón social, RFC, domicilio fiscal y datos necesarios para cotizaciones, contratos, facturación, cobranza, pagos y administración de la relación comercial.
- Datos laborales y profesionales: puesto, área de trabajo, datos de contacto empresarial y otros datos necesarios para la prestación de los servicios contratados.
- Datos de uso de los servicios: identificadores de usuario, registros de acceso, permisos, operaciones, solicitudes de soporte, incidencias, bitácoras y datos técnicos necesarios para mantener el funcionamiento y la seguridad de las plataformas.
- Datos de comunicaciones e integraciones: números telefónicos, mensajes que el usuario decida compartir, información de cuentas de WhatsApp Business, plantillas, identificadores y datos necesarios para configurar integraciones, automatizaciones y servicios de asistencia mediante inteligencia artificial.
- Imágenes y videograbaciones: imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia de las instalaciones de ALPHERIX.
- Datos biométricos: cuando el cliente contrate, solicite y autorice la funcionalidad correspondiente, el sistema de control de asistencia podrá almacenar imágenes relacionadas con el rostro o la huella dactilar de las personas usuarias, dentro de la base de datos correspondiente al cliente en ALPHERIX ERP.
El almacenamiento de datos biométricos es opcional y no se habilitará por el solo hecho de contratar ALPHERIX ERP. Cuando corresponda, deberá existir una finalidad legítima, información previa a la persona titular y el consentimiento expreso y por escrito que exija la legislación aplicable.
ALPHERIX procurará tratar únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.
3. Finalidades del tratamiento
3.1. Finalidades primarias
Los datos personales que ALPHERIX recaba para sus propias actividades podrán utilizarse para:
- Atender solicitudes de información, demostraciones, cotizaciones y propuestas comerciales.
- Contactar a prospectos, clientes, proveedores, representantes y usuarios.
- Elaborar, formalizar y administrar contratos y relaciones comerciales.
- Proporcionar, configurar, mantener, renovar, modificar o cancelar los servicios contratados.
- Administrar usuarios, permisos, accesos y medidas de seguridad.
- Prestar atención a clientes, soporte técnico, asesoría operativa y seguimiento de incidencias.
- Procesar facturación, cobranza, pagos, devoluciones y obligaciones administrativas, fiscales y contables.
- Gestionar garantías, solicitudes, aclaraciones y reclamaciones.
- Configurar y operar integraciones y automatizaciones que el cliente solicite.
- Mantener la seguridad, disponibilidad y continuidad de los sistemas.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos válidos de autoridades competentes.
- Administrar la videovigilancia, la seguridad de las instalaciones y el control de acceso a las instalaciones de ALPHERIX.
- Prestar funcionalidades de control de asistencia, cuando hayan sido contratadas y habilitadas por el cliente.
Cuando ALPHERIX actúe como encargado de los datos personales que un cliente administra dentro de su sistema ERP, los tratará conforme a las instrucciones documentadas del cliente y al contrato aplicable.
3.2. Finalidades secundarias
ALPHERIX podrá utilizar datos de contacto y comerciales para las siguientes finalidades adicionales:
- Enviar promociones, ofertas y novedades de productos y servicios propios.
- Informar sobre nuevos módulos, funcionalidades y servicios complementarios.
- Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de los servicios.
- Elaborar estadísticas comerciales y analizar campañas publicitarias.
- Invitar a demostraciones, eventos y actividades relacionadas con los productos de ALPHERIX.
La persona titular podrá oponerse al uso de sus datos para publicidad y mercadotecnia o solicitar que dejen de utilizarse para estos fines mediante el correo administracion@appnube.com, indicando en el asunto “Baja de comunicaciones promocionales”.
La negativa a recibir publicidad no afectará la prestación de los servicios contratados ni las comunicaciones necesarias para la operación, seguridad, soporte, facturación o cumplimiento de obligaciones legales. ALPHERIX no utilizará los datos personales para finalidades distintas de las informadas sin cumplir los requisitos de información y consentimiento que resulten aplicables.
4. Servicios de WhatsApp, correo electrónico e inteligencia artificial
ALPHERIX ofrece o puede integrar servicios de comunicación, automatización y asistencia mediante WhatsApp Business, correo electrónico y herramientas de inteligencia artificial.
En estos servicios se tratará la información que la persona usuaria o el cliente decida proporcionar o compartir para ejecutar la función solicitada, por ejemplo, mensajes, números de contacto, plantillas, instrucciones o datos incluidos en una conversación.
Conforme a la arquitectura operativa declarada por ALPHERIX, estos servicios no cuentan con acceso directo a la información sensible almacenada en las bases de datos de producción de los clientes dentro de ALPHERIX ERP. Únicamente reciben la información que se les envía para la función autorizada. Si una persona usuaria comparte información mediante una conversación, esa información podrá ser tratada por el proveedor correspondiente conforme a sus condiciones y políticas aplicables.
Los datos personales que los clientes almacenan en ALPHERIX ERP no deberán enviarse a servicios externos salvo que sea necesario para la función solicitada y se cuente con la autorización y el fundamento legal que correspondan.
Los clientes deberán evitar compartir datos personales sensibles o información de terceros que no sea necesaria para la prestación del servicio. Cuando ALPHERIX actúe como encargado de datos cargados por sus clientes, el cliente será responsable de determinar las finalidades de dicho tratamiento y de cumplir las obligaciones que le correspondan como responsable.
5. Datos biométricos y control de asistencia
Cuando un cliente solicite y habilite la funcionalidad de control de asistencia con reconocimiento facial o huella dactilar, el sistema podrá almacenar imágenes relacionadas con dichos rasgos biométricos en la base de datos del cliente dentro de ALPHERIX ERP.
La funcionalidad no deberá habilitarse para almacenar datos biométricos por defecto. Su activación estará sujeta a la configuración autorizada por el cliente y al cumplimiento de las obligaciones legales correspondientes.
El tratamiento deberá limitarse a las finalidades de identificación, autenticación o control de asistencia que se hayan informado a las personas titulares.
La empresa cliente deberá informar a sus empleados y demás personas titulares sobre el tratamiento de sus datos y recabar el consentimiento expreso y por escrito cuando legalmente sea exigible. La autorización contractual del cliente para habilitar una funcionalidad no sustituye por sí misma el consentimiento individual de las personas titulares.
Cuando ALPHERIX actúe como encargado, tratará los datos biométricos conforme a las instrucciones documentadas del cliente, las medidas de seguridad acordadas y las obligaciones legales aplicables. El cliente y ALPHERIX deberán definir las condiciones de conservación, acceso, respaldo, devolución y eliminación de los datos biométricos, según sus respectivas funciones y responsabilidades.
6. Videovigilancia y fotografías en las instalaciones
Las personas que ingresen a las instalaciones de ALPHERIX podrán ser captadas por cámaras de videovigilancia y, cuando corresponda, por sistemas fotográficos destinados al control de acceso y a la seguridad.
Las imágenes se utilizarán para proteger a las personas, instalaciones, bienes y recursos, así como para investigar incidentes de seguridad y atender obligaciones legales.
Las grabaciones se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir estas finalidades. Como criterio operativo, ALPHERIX establece un plazo ordinario de conservación de hasta un año, salvo que exista una incidencia, investigación, reclamación u obligación legal que justifique su conservación durante un periodo distinto. El acceso a las grabaciones estará limitado al personal autorizado y a los casos en que sea necesario para las finalidades informadas o exista un requerimiento legal válido.
7. Almacenamiento, proveedores y comunicaciones de datos
ALPHERIX utiliza infraestructura tecnológica que puede encontrarse en México y Estados Unidos. Entre las ubicaciones generales de sus centros de datos operativos se encuentran Michigan y Chicago, entre otras. Por motivos de seguridad, ALPHERIX no publica direcciones específicas ni detalles que puedan comprometer la seguridad de su infraestructura.
Para prestar los servicios contratados, determinados proveedores tecnológicos pueden procesar o tener acceso limitado a información necesaria para sus funciones, por ejemplo, infraestructura de alojamiento, almacenamiento, respaldo, comunicaciones, correo electrónico, mensajería empresarial e inteligencia artificial.
Estos proveedores no forman parte necesariamente del grupo empresarial de ALPHERIX. Su intervención se sujetará a los servicios contratados, las instrucciones aplicables y las obligaciones de confidencialidad y seguridad que correspondan.
ALPHERIX no comercializa los datos personales de sus clientes ni autoriza su uso para fines ajenos a los servicios contratados. Las comunicaciones a proveedores que actúen como encargados del tratamiento se limitarán a lo necesario para prestar los servicios. Cuando una operación constituya una transferencia de datos personales a un tercero que actúe como responsable independiente, se cumplirán los requisitos de información, consentimiento y demás disposiciones legales que resulten aplicables.
Asimismo, ALPHERIX podrá comunicar datos personales a autoridades competentes cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido, o cuando se actualice alguna excepción prevista por la legislación.
8. Conservación, bloqueo y eliminación de los datos
Como política operativa general, ALPHERIX procurará que los datos personales se conserven durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recabados y, ordinariamente, por un plazo no mayor a un año una vez que hayan dejado de ser necesarios para dichas finalidades.
Este plazo no implica la eliminación anticipada de información que deba conservarse durante un periodo mayor por obligaciones fiscales, contables, contractuales, legales, de seguridad o por la atención de reclamaciones, investigaciones o procedimientos pendientes.
Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista una obligación que justifique conservarlos, se procederá a su eliminación o, cuando legalmente corresponda, a su bloqueo previo a la supresión definitiva. En los servicios prestados por cuenta de clientes, la devolución, conservación, bloqueo o eliminación de los datos se realizará conforme al contrato, las instrucciones aplicables y las obligaciones legales correspondientes.
9. Medidas de seguridad y confidencialidad
ALPHERIX implementará medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables y adecuadas a la naturaleza de los datos y a los riesgos del tratamiento, con el propósito de protegerlos contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizado.
El acceso a los datos se limitará al personal y a los proveedores autorizados que necesiten utilizarlos para prestar los servicios correspondientes. Las personas que intervengan en su tratamiento estarán sujetas a las obligaciones de confidencialidad aplicables.
Cuando ocurra una vulneración de seguridad que afecte de manera significativa los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, ALPHERIX realizará las notificaciones que legalmente correspondan, conforme a su papel como responsable o encargado. Ningún sistema puede considerarse absolutamente exento de riesgos. Esta circunstancia no elimina las obligaciones legales de ALPHERIX en materia de protección y seguridad de los datos personales.
10. Derechos ARCO y revocación del consentimiento
La persona titular, por sí misma o mediante su representante debidamente acreditado, podrá ejercer los siguientes derechos:
- Acceso: conocer los datos personales que ALPHERIX posee y la información relacionada con su tratamiento.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos cuando legalmente proceda, considerando las obligaciones de conservación y las excepciones aplicables.
- Oposición: oponerse al tratamiento en los supuestos previstos por la legislación.
También podrá solicitar la revocación del consentimiento cuando el tratamiento se base en dicho consentimiento, sin efectos retroactivos y sin perjuicio de los tratamientos que deban realizarse por obligación legal o por alguna excepción prevista en la normativa.
Las solicitudes podrán presentarse al correo administracion@appnube.com o en el domicilio de ALPHERIX señalado en este Aviso.
La solicitud deberá contener:
- Nombre de la persona titular y un medio para comunicarle la respuesta.
- Documentos que permitan acreditar su identidad y, en su caso, la representación legal.
- Descripción clara de los datos personales involucrados.
- Derecho que desea ejercer y la petición concreta.
- Cualquier información adicional que facilite localizar los datos.
En solicitudes de rectificación deberán indicarse las modificaciones requeridas y, cuando corresponda, acompañarse los documentos que las sustenten.
ALPHERIX podrá solicitar información adicional cuando sea necesario para acreditar la identidad, precisar la solicitud o localizar los datos, conforme a los requisitos y plazos legales.
La determinación sobre la solicitud se comunicará dentro de los plazos establecidos por la legislación vigente. Como regla general, el plazo máximo para comunicar la determinación es de veinte días, y, si resulta procedente, se contará con quince días adicionales para hacerla efectiva. Estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen, conforme a la ley.
El ejercicio de los derechos ARCO es gratuito. Solo podrán aplicarse los cobros permitidos por la ley para reproducción, copias o envío, cuando procedan.
Cuando ALPHERIX actúe exclusivamente como encargado de los datos personales de un cliente, la solicitud podrá canalizarse al cliente que determine las finalidades del tratamiento, conforme al contrato y a la legislación aplicable.
11. Limitación del uso o divulgación de datos personales
La persona titular podrá solicitar que sus datos de contacto dejen de utilizarse para recibir promociones, ofertas y comunicaciones publicitarias de ALPHERIX, enviando un correo a administracion@appnube.com con el asunto “Baja de comunicaciones promocionales”.
También podrá solicitar la revocación del consentimiento u oponerse a tratamientos específicos mediante el procedimiento señalado en este Aviso.
La solicitud se atenderá conforme a la legislación aplicable. La limitación no impedirá los tratamientos necesarios para cumplir obligaciones legales, contractuales, fiscales, de seguridad o de prestación del servicio cuando exista fundamento para ello.
La persona titular podrá consultar los mecanismos oficiales de la Procuraduría Federal del Consumidor para limitar llamadas y comunicaciones publicitarias, cuando resulten aplicables.
12. Autoridad competente
Si la persona titular considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado por alguna conducta u omisión de ALPHERIX, podrá presentar la solicitud, reclamación o denuncia que corresponda ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad federal competente en materia de protección de datos personales en posesión de particulares, conforme a la legislación vigente. La persona titular podrá consultar los medios oficiales de atención y los procedimientos disponibles en los portales gubernamentales correspondientes.
13. Cambios al Aviso de Privacidad
ALPHERIX podrá actualizar este Aviso para reflejar cambios legales, operativos, tecnológicos, contractuales o en las prácticas de tratamiento de datos personales.
La versión vigente estará disponible en:
https://www.alpherix.com/aviso_de_privacidad/
También podrá solicitarse mediante el correo administracion@appnube.com.
Cuando las modificaciones requieran informar directamente a las personas titulares o recabar nuevamente su consentimiento, ALPHERIX procederá conforme a la legislación aplicable. La publicación de una nueva versión no sustituirá los consentimientos expresos que legalmente sean necesarios.
14. Contacto
Fuente de Cuarzo 408, colonia Fuentes de Guadalupe, C.P. 67205, Guadalupe, Nuevo León, México.