¿Cómo Importar Artículos desde un Excel?
Antes de comenzar, es recomendable tener un registro o una importación de nuestro catálogo de familias y subfamilias.
Proceso de Importación
En la página principal, buscamos el apartado verde llamado “Ventas”.
Luego, hacemos clic en “Más” y seleccionamos “Artículos”.
Para realizar la importación:
Pulsamos el botón gris “Importar”.
A continuación, hacemos clic en el botón azul “Descargar plantilla ejemplo”. Esta plantilla de Excel nos permitirá ver la estructura necesaria.
También tenemos la opción de descargar los registros actuales del catálogo para realizar ajustes y volver a subirlos, facilitando así una actualización masiva de hasta 10,000 artículos a la vez.
Una vez descargada la plantilla, la abrimos para familiarizarnos con su contenido. Recuerda que, si tienes dudas sobre el proceso de importación, puedes contactar a Alpherix para obtener soporte.
Estructura de la Plantilla
• La primera columna es “estatus”; el número 1 indica activo y el 0 inactivo.
• La siguiente columna contiene la descripción del artículo para la venta, seguida de una segunda descripción para búsquedas.
• Luego, encontramos el código 1, que corresponde al código de barras; este debe ser único, ya que está vinculado al sistema y a la base de datos.
• A continuación, están los códigos adicionales (código 2 y código 3).
• La “medida” es un campo estático donde podemos usar cualquier cadena de texto o información deseada.
• La “medida SAT” debe ser compatible con el SAT, de lo contrario, no podrá facturarse. El producto o servicio del SAT también debe estar en su catálogo.
• La moneda debe expresarse en tres letras mayúsculas.
• Seguimos con los precios: precio de compra, precio público, precio 1, precio 2. En estos, así como en el 3 y 4, hay un valor llamado “unidad de mayoreo”, que indica si puedes comprar ciertos artículos al por mayor, aplicando un descuento automáticamente.
• Se pueden manejar hasta 10 niveles de precio y configurar el IVA. También podemos incluir el IVA y el IEPS, si es necesario.
• Para los descuentos, podemos utilizar la línea 1 y 2, además de la “marca”, que se puede obtener de la clasificación de artículos; podemos ingresar estos identificadores o crear nuevos.
• También incluimos el “ID del proveedor”; si ya hemos importado los proveedores, podemos ingresarlos de inmediato, así como el “código del proveedor” (opcional), el “mínimo de inventario”, el “máximo de inventario” y el “punto de reorden”. Guardamos estos campos.
Ahora procedemos a subir nuestro archivo para la importación. Antes de finalizar, se nos mostrará una vista previa de los artículos; si alguno carece de información, tendrá una "X", y aunque se intente importar, el sistema lo marcará como inactivo.
Finalmente, hacemos clic en el botón verde ubicado en la parte superior izquierda que dice “Importar Todo”. La página nos notificará que la importación se realizó con éxito y la pantalla se refrescará.
En el apartado de estatus, si seleccionamos “Inactivos”, podremos revisar los artículos inactivos para identificar qué información les falta. Desde allí, podemos activar los artículos y, posteriormente, hacer clic en el botón verde para guardarlos.
Una vez activos, podremos generar inventarios y utilizar el punto de venta para comenzar a gestionar los artículos en el sistema.